Evitar fraudes en combustible sin duplicar gestiones documentales es posible utilizando un ERP o solución telemática especializada. En este artículo damos unos tips para evitar gastos innecesarios o fraudulentos.
Los fraudes en combustible pueden suponer un gasto adicional importante y, en definitiva, una dificultad para la viabilidad de las empresas. Por esta razón, las soluciones de telemática de Radius España aportan alternativas de control más inteligentes con un control centralizado. El uso de las nuevas tecnologías con un punto disruptivo, además, facilitan la tarea. Aquí te explicamos cómo evitar los fraudes sin necesidad de gestionar más documentación:
La localización de los vehículos es uno de los puntos que ayudarían a evitar fraudes. ¿El motivo? Que es mucho más sencillo hacerles un seguimiento en tiempo real y, de esta manera, saber dónde, cuándo y cómo repostan. Esta es una manera de minimizar, y mucho, las posibilidades de que se cometan fraudes. Al final, saber dónde está un vehículo en cada momento facilita, igualmente, el control de las rutas y del gasto en combustible.
El control de la facturación de los repostajes se realiza mediante un ERP. Se puede registrar toda la información sobre los pagos y, de esta manera, a través de un módulo específico será mucho más fácil tomar decisiones. Además, se puede controlar cualquier anomalía y descuadra, contrastándolo con el área de contabilidad de la empresa. Una de las ventajas que ha traído el Big Data, precisamente, es esa capacidad de realizar controles periódicos.
La comparativa de facturación con históricos es otro de los puntos que se deben tener en cuenta. Ver cuál ha sido el histórico, sin olvidar el precio medio del combustible, permite comprobar si hay alguna anomalía. Obviamente, también es bueno tener una conexión al actual precio de los combustibles en tiempo real, para disponer de una fotografía completa. Toda esta información es fundamental para evitar cualquier tipo de problema.
Los KPIs son muy importantes porque facilitan la detección de anomalías en los consumos. Por ejemplo, si hay un gasto mayor de lo normal o, en cambio, si existen algunas anomalías o incoherencias, los indicadores de gasto medio por kilómetro de combustible o por vehículo nos proporcionan información muy valiosa. En consecuencia, es más fácil controlar el gasto real y evitar esos fraudes.
Rebajar el uso del papel es igualmente relevante porque desburocratiza. En primer lugar, porque el papel es más fácil de manipular y, en segundo lugar, porque así es más sencillo registrar todos los pasos. Con la futura implementación de la factura electrónica, el uso de tarjetas de combustible se hace más importante, si cabe.
Finalmente, las soluciones de software automatizado incluyen la posibilidad de introducir alertas si hay anomalías. Pensemos en un consumo anormal o en una factura fuera de lo común. En este caso, y una vez que apliquemos los KPIs adecuados, se puede enviar una notificación automática. La idea, definitivamente, es facilitar la toma de decisiones en el día a día.
Evitar fraudes en combustible es esencial para que no haya problemas en el funcionamiento de las empresas. Afortunadamente, hoy es posible monitorizar fácilmente estas situaciones sin necesidad de manejar tantas facturas y documentos en papel. Conoce mejor las opciones de software telemático que existen.