Mientras muchos piensan que agosto es un mes de pausa, para numerosas empresas representa justo lo contrario: el momento de planificar el último cuatrimestre del año. Revisar alquileres, analizar costes fijos, reorganizar equipos híbridos o buscar espacios para reuniones y formaciones forman parte de la “vuelta al cole empresarial”, que cada vez comienza antes.
“No esperamos a septiembre para recibir empresas interesadas en cambiar su forma de trabajar. Agosto se ha convertido en un mes de planificación en el que muchas organizaciones revisan sus gastos y descubren que pueden disponer de un espacio profesional mucho más flexible y eficiente”, explica Nieves Ramos Sánchez-Mateos, directora de Optimismus Coworking y experta en Recursos Humanos.
La incertidumbre económica, la consolidación del trabajo híbrido y la necesidad de adaptar el tamaño de las oficinas a equipos que ya no acuden todos los días han impulsado un cambio de modelo. Frente al alquiler tradicional, crecen las soluciones que permiten pagar únicamente por el espacio y los servicios que realmente se utilizan. Como resaltan desde el coworking situado en la zona de Conde Orgaz-Arturo Soria, si se está realizando esa revisión de gastos, estos son los 5 puntos que conviene revisar para ahorrar costes en la oficina.
1. Sustituir una oficina tradicional por un despacho privado flexible
Uno de los mayores gastos para una pyme suele ser el alquiler de una oficina. A ello se suman suministros, mantenimiento, limpieza, mobiliario o internet, costes que permanecen, aunque parte del equipo teletrabaje varios días a la semana.
Los despachos privados dentro de un coworking permiten mantener la privacidad y la imagen profesional de la empresa, pero con una estructura de costes mucho más ajustada. “Muchas empresas descubren que no necesitan una oficina de gran tamaño durante todo el año. Necesitan un espacio que pueda adaptarse al crecimiento o a los cambios del equipo sin asumir costes innecesarios”, señala Ramos.
2. Compartir espacio cuando el equipo trabaja en distintos horarios
El auge del trabajo internacional también está cambiando la forma de utilizar las oficinas. Cada vez más profesionales trabajan con clientes o empresas de otros países con horarios diferentes al de España. En estos casos, compartir un despacho entre profesionales cuyos horarios apenas coinciden permite aprovechar mucho mejor el espacio.
“Ya no hablamos solo de compartir espacio, sino de hacerlo de forma inteligente. Si dos profesionales desarrollan su actividad en franjas distintas, ambos pueden disfrutar de un despacho adaptado a sus necesidades optimizando recursos”, explica la experta en recursos humanos.
3. Reservar salas solo cuando realmente se necesitan
Muchas empresas mantienen oficinas de gran tamaño únicamente para disponer de una sala de reuniones que utilizan de forma puntual. Sin embargo, el trabajo híbrido ha multiplicado las reuniones presenciales, las presentaciones comerciales, las entrevistas de selección o las jornadas de formación, sin que sea necesario mantener un espacio permanente para ello.
Una alternativa es reservar salas únicamente cuando hace falta. De esta forma, podremos seleccionar la que mejor se adecue a las necesidades del momento: número de personas en la reunión, dispositivos que se necesitan para desarrollar el trabajo de una forma óptima y cómoda… Esto nos permite jugar con una mayor versatilidad, ya que en una oficina convencional no podríamos elegir tan fácilmente una sala de reuniones, ya que nosotros seríamos los que nos tendríamos que adaptar a una sala estándar que no podemos ampliar o reducir, en cambio si trabajamos en un espacio de coworking podemos elegir diferentes tamaños de salas de reuniones.
4. Proyectar una imagen profesional sin incrementar los costes fijos
Una dirección comercial, la recepción de correspondencia o la posibilidad de recibir paquetes siguen siendo aspectos importantes para muchas pequeñas empresas y autónomos.
El coworking permite acceder a estos servicios sin necesidad de mantener una oficina convencional. Además, contar con un espacio preparado para recibir clientes transmite una imagen mucho más profesional que trabajar exclusivamente desde casa.
“Cada vez más profesionales independientes buscan separar la gestión del negocio de la vivienda. No solo por organización, sino porque disponer de una dirección profesional y unos servicios adecuados transmite confianza tanto a clientes como colaboradores”, apunta la directora de Optimismus.
5. Elegir una ubicación estratégica y práctica
La localización continúa siendo un factor decisivo. Una oficina bien conectada reduce tiempos de desplazamiento y facilita las reuniones con clientes o proveedores.
En el caso de Optimismus, están situados en la zona de Conde Orgaz- Arturo Soria, con acceso directo a la M-40, excelente conexión mediante transporte público y a apenas diez minutos del aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas. Una ubicación especialmente práctica para empresas que trabajan con clientes nacionales e internacionales o equipos que viajan con frecuencia.
A ello se suman ventajas como el acceso 24 horas, que permite adaptar la jornada a distintos husos horarios o necesidades puntuales, algo cada vez más habitual en empresas con actividad internacional.
Agosto, el nuevo mes para planificar septiembre
La flexibilidad ha dejado de ser un beneficio adicional para convertirse en una herramienta de gestión empresarial. Reducir costes fijos, adaptar el espacio al tamaño real del equipo y disponer de servicios profesionales solo cuando son necesarios permite a muchas pymes afrontar septiembre con una estructura más eficiente.
“Las empresas ya no buscan únicamente una oficina. Buscan un entorno que les permita crecer sin asumir gastos que no aportan valor. La flexibilidad no consiste solo en decidir desde dónde trabajar, sino también en hacerlo de la forma más inteligente para el negocio”, concluye Nieves.
En este nuevo escenario, espacios de trabajo flexibles como Optimismus responden a una necesidad cada vez más evidente: disponer de despachos privados, salas de reuniones, puestos de coworking, zonas comunes, servicios empresariales y una comunidad profesional con la que conectar y crecer, pagando únicamente por aquello que realmente se utiliza.
Si (
No(